Términos y conceptos de la gestión de almacenes e inventarios.

Introducción.

A lo largo de estos párrafos voy a ir explicando qué es un inventario, qué son las existencias, para qué se realizan traspasos de mercancías entre almacenes de la misma empresa. En definitiva cómo funciona la gestión de los almacenes y qué procesos hay que seguir para que todo esté en orden.

Qué entendemos por almacén como entidad física y como se debe controlar en el software de inventario. También veremos qué es el proceso de regularización y porque se deben hacer regularizaciones. 

¿Qué entiendo por controlar las existencias de los almacenes de la empresa?

La situación es la siguiente: En tu empresa tienes un lugar donde tienes los artículos que utilizas para vender a tus clientes y a su vez cada artículo tiene una cantidad que es lo que puedes vender de forma inmediata a tus clientes.

¿Cómo se ha llegado a acumular esa cantidad en tus artículos?. Muy sencillo. Cuando compras mercancías entran ( se suman a las que ya tienes) en ese almacén y cuando se venden ( se restan de la existencias que tiene el artículo). Así de sencillo y de difícil en algunas empresas.

¿Porque es difícil llevar el control de las existencias de tu almacén? Porque a veces no apuntamos lo que hemos usado en una venta, porque se rompe una pieza y no la gestionamos en el programa de almacén, etc.

Lo que está claro es que el software de facturación e inventario, según las entradas ( documentos de compras) y salidas ( documentos de venta) de artículos, hace las operaciones correspondientes y dice qué existencias tenemos en cada almacén.

Una de las razones por las que es necesario controlar bien las existencias del almacén es que el valor económico es alto, si tenemos muchos activos y por eso debemos gestionarlos bien. Y otra razón es que de cara a la contabilidad debes saber el valor que tienen tus almacenes de cara a la cuenta de resultados.

Y seguramente la razón más importante: Debes saber si tienes existencias para vender en un determinado momento o hacer previsión de almacenaje para vacaciones, etc.

Por todo ello hay que tener un proceso que garantice al máximo que las existencias reales que tienes en el almacén y lo que tiene el programa de gestión, coinciden en la medida de lo posible.

Antes de seguir vamos a puntualizar alguna de las expresiones que se utilizan en el mundo del control de almacenes.

Términos utilizados en la gestión de almacenes.

  • Almacenes. Lugares físicos donde están las mercancías que utilizas para vender a tus clientes.
  • Existencias o stock. Conjunto de artículos, mercancías de un almacén o tienda.
  • Existencias de un artículo. Cantidad real de un artículo en un almacén.
  • Inventario. Recuento real de los artículos de un almacén a una fecha.
  • Regularización. Sumar o restar un cantidad a las existencias del artículo. Por rotura, por pérdida, etc.
  • Traspaso. Proceso por el que se trasladan físicamente unas existencias de un almacén a otro.
  • Movimientos de Compra. Suman a las existencias. (Albaranes y Facturas de Compra).
  • Movimientos de Ventas. Restan a las existencias. (Albaranes y Facturas de Venta.)

Con todas estas definiciones ya tenemos una idea de los conceptos de los que estamos hablando y qué debe hacer cada proceso de compra o venta en el programa para las existencias de cada almacén.

He introducido también el concepto de traspaso porque en algunas ocasiones toda esta situación se complica porque tu empresa tiene más de un almacén que controlar con lo que hay que gestionar varios almacenes y todos sus movimientos.

Cada línea de albarán o factura está asignada a un almacén, sea de compra o venta. Así tendremos la referencia exacta desde donde sumar o restar para que todo funcione correctamente.

También tendremos en los movimientos de regularización el campo almacén para ver donde se hace la regularización. En los traspasos se hace referencia al almacén origen y destino ya que la mercancía se traslada de un sitio a otro.

Tu software de facturación e inventario debe gestionar todas estas situaciones.

El software de facturación e inventario debe integrar por un lado la gestión de artículos en los diferentes almacenes de tu empresa. Y por otro tiene que implementar todos y cada uno de los procesos comentados con anterioridad para que se puedan resolver todas las situaciones que se te presenten a la hora de trabajar con tus artículos y tus almacenes.

Artículos y almacenes.

En la ficha del artículo debe tener las existencias totales y por separado las existencias de cada uno de los almacenes de tu empresa. Así por un lado sabemos cuál es el stock total y cual el stock por cada almacén.

Es necesario poder crear todos los almacenes que necesites asociados a cada artículo.

Todos y cada uno de los conceptos que se describen a continuación tienen como origen o destino un almacén para que todo fluya y coincida el control que debe tener el software con la realidad.

Movimientos (documentos) de compra y venta.

El software debe asignar a los artículos y sus almacenes los movimientos y realizar los cálculos en tiempo real para que las entradas y salidas de artículos se reflejen en el sistema y este todo actualizado.

Además el sistema debería tener en cuenta el borrado de documentos completos , o el de líneas. También tener en cuenta las modificaciones de artículos, cantidades etc. en los movimientos para que todo cuadre con la realidad de cada una de las mercancías.

Regularización.

Se trata de un proceso que te permite sumar o restar una cantidad para cuadrar el stock. Esto se suele utilizar cuando se rompe una mercancía o se pierde y debemos reajustar las existencias para que sean reales.

La regularizaciones de artículos pueden ser en cantidad positiva o negativa.

Traspaso.

Este concepto se utiliza cuando es necesario mover físicamente unas mercancías desde un almacén a otro porque necesitamos que estén en otro almacén.

Hacer un Inventario.

Te recomiendo una vez al año utilizar esta opción para contar físicamente todas las existencias y así hacer una regularización anual y empezar con las cantidad correcta en cada artículo en cada ubicación.

Esto permite tener los almacenes al día y no tener demasiados desvíos de artículos, es un poco pesado contar todos los artículos pero así sabremos que uno de nuestros mayores activos está en orden.

Regeneración de Existencias.

Siempre debes tener un proceso que haga cuadrar los movimientos de todos los artículos con las existencias. Pueden ocurrir mil cosas y con esta opción tendríamos todas existencias como reflejan los movimientos.

Vamos definir dos términos que a veces confundimos cuando debes gestionar las existencias de tus almacenes.

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QUÉ ES EL INVENTARIO DE UN ALMACÉN.

Como inventario entiendo el mecanismo por el cual se cuentas las cantidades físicas que tenemos de cada artículo por cada almacén que gestiona tu empresa.

El proceso de contar se puede hacer manualmente o de forma electrónica por medio de un programa y traspasar los datos directamente al programa de gestión.

Con este proceso aseguramos que las cantidades que muestra el sistema de gestión coinciden con la realidad en las estanterías.

Cada almacén tiene su inventario y así podemos saber las cantidades que tiene cada uno. Esas cifras son con las que partimos a la hora de gestionar los almacenes.

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QUÉ SON LAS EXISTENCIAS DE UN ARTÍCULO

Las existencias de los artículos son la cantidad que hay en el almacén por cada uno de ellos a día de hoy. Tendremos que saber que existencias tenemos en total por artículo y por en cada almacén dentro del artículo.

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